ПОЛОЖЕНИЕ по обработке и защите персональных данных в ООО «Торговая Компания «Энергия»
Приложение №1 к приказу
от «__» _______ 20__ г. № ___
ПОЛОЖЕНИЕ
по обработке и защите персональных данных в ООО «Торговая Компания «Энергия»
1. Основные положения
1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с положениями Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации, Федерального закона "О персональных данных", Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федерального закона Российской Федерации «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», и иных нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы защиты персональных данных.
1.2. Настоящее Положение определяет основные вопросы, связанные с обработкой персональных данных в ООО «Торговая Компания «Энергия» (далее - Компания) как с использованием средств автоматизации, в том числе в информационно-телекоммуникационных сетях, так и без использования таких средств.
1.3. Персональные данные являются конфиденциальной, охраняемой информацией и на них распространяются все требования, установленные внутренними документами Компании к защите конфиденциальной информации.
1.4. Положение подлежит опубликованию на официальном сайте Компании.
2. Основные понятия и состав персональных данных
Для целей Положения используются следующие понятия:
персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
категории субъектов персональных данных:
· персональные данные работников Компании – (информация, необходимая Компании в связи с трудовыми отношениями);
· персональные данные покупателей (потенциальных покупателей), партнеров, контрагентов (потенциальных контрагентов), а также персональные данные руководителя, участника (акционера) или сотрудника юридического лица, являющегося клиентом или контрагентом (потенциальным клиентом, партнером, контрагентом) Компании
· информация, необходимая Компании для выполнения своих обязательств в рамках договорных отношений с покупателем (контрагентом);
· оператор – Компания, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
· обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
· распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
· предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
· блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
· уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
3.Область действия
Положение распространяется на все отношения, связанные с обработкой персональных данных Компании.
4.Цели обработки персональных данных
4.1.Обработка персональных данных осуществляется Компанией в следующих целях:
· оформления трудовых отношений, расчета и выдачи заработной платы или других доходов, налоговых и пенсионных отчислений, содействия работникам в трудоустройстве, обучении, повышении квалификации продвижении по службе, содействия работникам в оформлении трудовых пенсий, оформления документов на допуск к работе с наркотическими средствами и психотропными веществами, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы, обеспечения сохранности имущества работодателя в соответствии с законодательством Российской Федерации;
· обеспечения информационного взаимодействия в системе здравоохранения Хабаровского края, добровольного медицинского страхования в соответствии с законодательством Российской Федерации и ведомственными нормативными актами;
· информирования покупателей через официальные ресурсы сети интернет, а также в помещениях и на сайте Компании о фамилии, имени, отчестве, занимаемой должности, квалификационной категории и графике работы сотрудников Компании;
· организации комплексного учета основных этапов продаж покупателей;
· продажа товаров субъектам (покупателям)
· предоставлении услуг субъектам (покупателям);
· оплаты за товар и предоставленные услуги субъектам (покупателям);
· ведении электронного документооборота.
4.2.В состав обрабатываемых Компанией персональных данных субъектов могут входить:
· фамилия, имя, отчество;
· пол;
· дата рождения или возраст;
· паспортные данные;
· адрес проживания;
· номер телефона, факса, адрес электронной почты (по желанию);
· другая информация, необходимая для выполнения обязательств Компании в соответствии трудовым законодательством, законодательством Российской Федерации о пенсиях по государственному пенсионному обеспечению, законодательством об обязательных видах страхования, со страховым законодательством.
5. Принципы обработки персональных данных
Обработка персональных данных осуществляется Компанией в соответствии со следующими принципами:
· обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе;
· не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
· содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям обработки;
· при обработке персональных данных обеспечиваются точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных;
· принимаются необходимые меры, либо обеспечивается их принятие по удалению или уточнению неполных, или неточных данных;
· хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных;
· обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
· персональные данные на бумажных носителях, обеспечиваются защитой от несанкционированного доступа в соответствии с «Положением об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», утвержденным Постановлением правительства Российской Федерации 15 сентября 2008 г. N 687.
6. Условия обработки персональных данных
Общие требования при обработке персональных данных:
· обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных
· жизненно важных интересов субъекта персональных данных если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;
· обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;
· обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
7. Поручение обработки персональных данных
Компания не поручает обработку персональных данных третьим лицам.
8. Конфиденциальность персональных данных
Сотрудники Компании, получившие доступ к персональным данным, не раскрывают третьим лицам и не распространяют персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
9.Общедоступные источники персональных данных
Компания не создает общедоступные источники персональных данных.
10.Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных
Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе.
Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом. В случае получения согласия на обработку персональных данных от представителя субъекта персональных данных полномочия данного представителя на дачу согласия от имени субъекта персональных данных проверяются Компанией.
Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных Компания вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных», при этом обязанность предоставить доказательство получения согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных или доказательство наличия оснований, предусмотренных указанным законом, возлагается на Компанию.
В случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных. Равнозначным содержащему собственноручную подпись субъекта персональных данных согласию в письменной форме на бумажном носителе признается согласие в форме электронного документа, подписанного в соответствии с федеральным законом электронной подписью.
Согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных должно включать в себя, в частности:
1. фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
2. фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных);
3. наименование или фамилию, имя, отчество и адрес Оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;
4. цель обработки персональных данных;
5. перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
6. наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Оператора, если обработка будет поручена такому лицу;
7. перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых Оператором способов обработки персональных данных;
8. срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;
9. подпись субъекта персональных данных.
Порядок получения в форме электронного документа согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных в целях предоставления государственных и муниципальных услуг, а также услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных и муниципальных услуг, устанавливается Правительством Российской Федерации.
В случае недееспособности субъекта персональных данных согласие на обработку его персональных данных дает законный представитель субъекта персональных данных.
В случае смерти субъекта персональных данных согласие на обработку его персональных данных дают наследники субъекта персональных данных, если такое согласие не было дано субъектом персональных данных при его жизни.
Персональные данные могут быть получены Компанией от лица, не являющегося субъектом персональных данных, при условии предоставления Компании подтверждения наличия оснований, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных».
11.Права субъектов персональных данных
Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных (в том числе автоматизированной) содержащей:
1. подтверждение факта обработки персональных данных оператором;
2. правовые основания и цели обработки персональных данных;
3. цели и применяемые Компанией способы обработки персональных данных;
4. наименование и место нахождения Компании, сведения о лицах (за исключением работников Компании), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании федерального закона;
5. обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
6. сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
7. порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных»;
8. наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Компании, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
9. иные сведения, предусмотренные Федеральным законом «О персональных данных» или другими федеральными законами.
Субъект персональных данных вправе требовать от оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
Субъект персональных данных вправе обжаловать действия или бездействие оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке.
12.Обязанности Оператора при сборе персональных данных
При сборе персональных данных Компания предоставляет субъекту персональных данных по его просьбе запрашиваемую субъектом информацию.
Если предоставление персональных данных является обязательным в соответствии с федеральным законом, Компания разъясняет субъекту персональных данных юридические последствия отказа предоставить его персональные данные.
Если персональные данные получены не от субъекта персональных данных, Компания до начала обработки таких персональных данных предоставляет субъекту персональных данных следующую информацию (далее – информация, сообщаемая при получении персональных данных не от субъекта персональных данных):
· наименование либо фамилия, имя, отчество и адрес Оператора или его представителя;
· цель обработки персональных данных и ее правовое основание;
· предполагаемые пользователи персональных данных;
· установленные Федеральным законом «О персональных данных» права субъекта персональных данных;
· источник получения персональных данных.
Компания не предоставляет субъекту информацию, сообщаемую при получении персональных данных не от субъекта персональных данных, в случаях, если:
· субъект персональных данных уведомлен об осуществлении обработки его персональных данных Компании;
· персональные данные сделаны общедоступными субъектом персональных данных или получены из общедоступного источника;
· предоставление субъекту персональных данных информации, сообщаемой при получении персональных данных не от субъекта персональных данных, нарушает права и законные интересы третьих лиц.
При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», Оператор обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных, обрабатываемых в:
· Информационной системе персональных данных «1С: Предприятие. Бухгалтерия, Зарплата и кадры»;
· Информационной системе персональных данных «ПК «Налогоплательщик ЮЛ» с использованием баз данных, находящихся на территории России;
· Информационной системе персональных данных «1С: Торговля»;
· Информационной системе персональных данных «АС «Программа подготовки данных персонифицированного учета для предоставления в органы ПФР»
13. Меры, направленные на обеспечение выполнения Оператором своих обязанностей
Компания принимает меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения своих обязанностей, в частности:
1. назначение ответственного за организацию обработки персональных данных;
2. издание Положения, локальных актов по вопросам обработки и защиты персональных данных,
3. применение правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных;
4. осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных, Положению, локальным актам;
5. ознакомление работников Компании, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, настоящим Положением.
Работники Компании, допущенные к обработке персональных данных, обязаны:
· знать и неукоснительно выполнять требования настоящего Положения;
· обрабатывать персональные данные только в рамках выполнения своих должностных обязанностей;
· не разглашать персональные данные, полученные в результате выполнения своих должностных обязанностей, а также ставшие им известными по роду своей деятельности;
· пресекать действия третьих лиц, которые могут привести к разглашению (уничтожению, искажению) персональных данных;
· выявлять факты разглашения (уничтожения, искажения) персональных данных и информировать об этом непосредственного руководителя;
· хранить тайну о сведениях, содержащих персональные данные в соответствии с локальными актами Компании.
Работникам Компании, допущенным к обработке персональных данных, запрещается несанкционированное и нерегламентированное копирование персональных данных на бумажные носители информации и на любые электронные носители информации, не предназначенные для хранения персональных данных.
Лица, виновные в нарушении требований законодательства РФ в области персональных данных, несут дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность.
14.Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке
При обработке персональных данных Компания принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.
Обеспечение безопасности персональных данных достигается, в частности:
1. применением организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;
2. обнаружением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер;
3. установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;
4. круглосуточным видеонаблюдением за помещением с техническими средствами обработки и хранения персональных данных;
5. контролем за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.
15. Обязанности Оператора по устранению нарушений законодательства, допущенных при обработке персональных данных, по уточнению, блокированию и уничтожению персональных данных
В случае выявления неправомерной обработки или выявлении неточных данных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по запросу субъекта персональных данных или его представителя, либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных Компания осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных.
В случае подтверждения факта неточности персональных данных Компания на основании сведений, представленных субъектом персональных данных или его представителем либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов уточняет персональные данные в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.
В случае выявления неправомерной обработки персональных данных, осуществляемой Компанией, в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты этого выявления, прекращает неправомерную обработку персональных данных.
В случае если обеспечить правомерность обработки персональных данных невозможно, Компания в срок, не превышающий десяти рабочих дней с даты выявления неправомерной обработки персональных данных, уничтожает такие персональные данные. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных Компания уведомляет субъекта персональных данных или его представителя, а в случае, если обращение субъекта персональных данных или его представителя либо запрос уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган.
В случае достижения цели обработки персональных данных Компания прекращает обработку персональных данных и уничтожает персональные данные. в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между Компанией и субъектом персональных данных либо если Компания не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» или другими федеральными законами.
В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных Компания прекращает их обработку и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется для целей обработки персональных данных, уничтожает персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между Компанией и субъектом персональных данных либо если Компания не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» или другими федеральными законами.
В случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных в течение указанного срока, Компания блокирует такие персональные данные и обеспечивает уничтожение персональных данных в срок не более чем шесть месяцев, если иной срок не установлен федеральными законами.
16. Заключительные положения
Действующая редакция Положения на бумажном носителе хранится по адресу: 191002 Россия, г. Санкт-Петербург ул.Достоевского д.24/9 литер А, пом3Н
Электронная версия действующей редакции Положения общедоступна на сайте Компании в сети Интернет www.tkenergi.ru и www.энергияторг.рф.
При внесении изменений в содержание Положения в заголовке указывается дата утверждения действующей редакции Положения.
Положение может актуализироваться и заново утверждаться по мере внесения изменений в нормативные правовые акты в сфере персональных данных или в локальные акты, регламентирующие организацию обработки и обеспечение безопасности персональных данных.
